三亿体育公文處理暫行辦法
（2006年7月21日）
第一章 總則
第一條、為使學院黨政公文處理工作規範化、製度化👩🏼🔧、科學化，提高黨政公文處理工作的效率和質量🍭，根據上級部門關於公文處理辦法的有關規定👩🏫，結合我院實際情況，製定本辦法。
第二條💂🏼♀️、學院各部門要發揚深入實際、聯系群眾、調查研究、實事求是和認真負責的工作作風🧙🏻♀️✍🏽，力戒官僚主義🤞🏼、形式主義和文牘主義，逐步改善辦公手段，努力提高公文處理的效率和質量😂。行文力求少而精，註重實效🤷♀️。
第三條✩、公文是傳達方針、政策，發布報告、請示和答復問題，指導和商洽工作🏊🏿♂️，報告情況和交流經驗的重要工具。認真做好公文處理工作，是加強領導🫄🏿，提高辦公質量和效率的重要環節之一。因此，各部門負責人和辦公室必須重視公文處理工作👩🏿🚀🤟🏼。
第四條、公文包括：上級部門和院外各單位來文，學院向上級部門和院外各單位的發文，學院向院內各單位的發文𓀀，院內各單位向學院呈送的請示、報告等。
第五條、學院各部門都應有一位領導同誌分管負責公文處理工作，參照本管理辦法製定本部門的實施細則🚟🙂↔️，指定專人具體管理本部門日常公文處理工作🐬。要充分認識公文處理工作的嚴肅性和時效性🤾🏿♂️，要有高度的組織紀律觀念、保密觀念🏃♀️➡️🧗♂️。黨委與院長辦公室負責全院黨政公文處理的指導👣、監督👌🏼、催辦👨🚀、檢查落實工作，定期或不定期地檢查或抽查各部門、各單位公文的處理情況。
第六條、學院公文管理工作采取集中統一與分級負責處理👨🏻、保管的原則🧑🏽🚒。在公文處理中🌀👩🏽⚖️，必須嚴格遵守國家的法律、法規和有關保密規定🔦。
第二章 收文
第七條、學院的來文（包括院內各部門上報的請示報告等）🦀、重要函件、秘密刊物等由黨委與院長辦公室按簽收、登記👨👨👧👦、審核🕳🧑🏼🦲、擬辦🧎🏻♂️➡️、批辦🤾、承辦、催辦、清理🍊、立卷、歸檔等程序進行管理🧍🏻，填寫《三亿体育收文處理專用單》（見附件）送學院領導簽批或者交有關部門辦理的公文🎲，要做到緊急公文抓緊催辦、督辦，重要公文重點催辦🕵🏽♀️、督辦👩🏿🚒，一般公文定期催辦、查辦➛。
第八條🧏🏿♂️、所收公文由黨委與院長辦公室負責人簽註，根據內容分送院領導閱示或交院內有關部門辦理。院內單位直接收到上級部門下發或參加上級部門會議所獲得的公文，應提交黨委與院長辦公室統一處理。
第九條👩🏽🍼、提高閱文效率。送院領導閱示的文件👨🦽➡️，一般應在送達當天閱畢💙；送職能部門傳閱的文件🤾🏻♂️🤾♀️，一般應在送達後2日內閱畢🏈🎤；急件隨到隨閱。
第十條🧑🚀、文件一般不得帶回家或攜帶出入公共場所，涉密文件必須在黨委與院長辦公室辦理借閱手續後1️⃣，在指定閱文室閱讀🛍。上級部門的公文（涉密文件和註明不準翻印的除外），根據請示發文機關同意，經黨委與院長辦公室主任批準後，方可復印。
第十一條🚶♀️、承辦文件的部門要按照批辦意見和文件要求，指定專人在規定時限內辦理🍨。承辦事項涉及其他部門的🫵，承辦部門要主動與有關部門協商辦理。辦理完畢後👳♂️🧑🏼⚖️，應註明辦理情況，送黨委與院長辦公室歸檔備查。對文件不屬於本部門（單位）職責範圍或者不適宜由本部門（單位）辦理的，或因特殊情況不能在規定時間內辦完的👮🏼，須及時報告黨委與院長辦公室。
第十二條🎂、負責文秘工作的人員要加強對文件執行情況的信息反饋工作🏎。上級部門和學院下達的有些文件🤷🏼♀️，各部門🐈、單位要及時將執行情況、遇到的問題或意見、建議報黨委與院長辦公室。加強工作責任製的落實，確保執行文件的時限性與時效性🧙🏿。
第三章 發文
第十三條、學院黨政公文實行學院和黨委與院長辦公室兩級行文製度。凡涉及全院性和政策性文件🕵🏼♂️，須經學院黨委會或院務會審定，以學院黨委或行政名義發布。擬文單位應填寫《公文稿件首頁紙》（見附件），按擬稿、審核、簽發、繕印、校對、用印、登記、分發🌨、立卷、歸檔☕️、銷毀等程序進行管理。發文字號規定為：三亿黨字〔〕、三亿黨發字〔〕號👥、三亿院字〔〕號👩🏻🍳、三亿院發字〔〕號、三亿辦字〔〕號👷🏿，並加蓋學院或辦公室公章👨🏻🦲🧗🏼♂️。
第十四條👩👧👦、學院各部門在職責範圍內向院內發函。文件文頭明確部門名稱🦹♂️，如“三亿体育教務處文件”⟹。字體規格比學院文件文頭字體小一字號。發文字號規定為年號加序號，如“[2006]6號”，文號右側標識簽發人姓名（簽發人為分管院領導）🧏♂️。部門文件內容主要是發布周知性通知✊🏽、進行工作安排📐、落實學院有關政策規定的具體實施辦法🧑🏿🎓；對學院政策規定進行解釋；向學院報送的請示🏋🏿、報告等，亦可在職責範圍內發布部門政策性文件，但不得與學院的有關政策和規章製度相抵觸，並須報請分管的院領導審核同意，抄報黨委與院長辦公室及有關職能部門備案。
第十五條、學院發文種類有決定（對重要事項或重大行為做出安排）、決議（經會議討論通過並要求貫徹執行的事項）、指示（院領導對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則）、請示（對上級機關領導人請示某項工作事宜，要求審核指示）、報告（對上級領導報告工作、反映情況和問題）🧢、批復（答復下級單位的請示報告）、批示（轉發或者批轉下級單位的工作報告、建議或計劃）、通報（表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況，使院內各單位或部分單位人員周知）、通知（為使特定的機關、單位或個人知道某項事宜）、申請（工作人員或學生關於某種問題向上級負責人提出要求）🏄🏿♀️、通告（一般事件需要在一定範圍內公布應當遵守或周知）🧘🏿♂️、布告（對全體人員公布關於法令性的事項）、函（單位之間相互詢問、商洽工作）、便函（關於事務性問題的相互聯系）、會議紀要（傳達會議議定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守、執行）、嘉獎令（學院表彰嘉獎為學院建設與發展做出突出貢獻的單位或個人）🧲、簡報（由辦公室向全院及上級部門通報學院改革與發展的重大事項）等。
第十六條😤、各部門向學院呈送請示、報告，經主管院領導簽署意見後，送至黨委與院長辦公室（必要時可抄送有關職能部門）👆🏿。
第十七條🤦🏽、學院公文格式參照國家質量技術監督局編製的《國家行政機關公文格式》執行（見附件）。
第四章 公文立卷歸檔
第十八條7️⃣、公文辦理完畢後，應根據《中華人民共和國檔案法》🤷🏽、《普通高等三亿檔案管理辦法》和有關規定👯🪟，及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。個人不得私自保存應存檔的公文原件。
第十九條、上級部門和學院內部公文的立卷🍺、歸檔2️⃣，按照國家及學院的有關檔案工作規定，由各部門指定兼職檔案員負責本部門工作範圍內已辦理完畢公文的立卷和歸檔🚴🏿♀️，在次年三月份交學院綜合檔案室集中管理。
第二十條、公文立卷應以上級來文和本單位形成的公文為重點。公文歸檔，應遵循文件材料的形成規律⛈，根據其相互聯系，保存價值分類整理立卷🧧，便於保管和查閱🤔。
第二十一條、立卷的公文要分類準確👨🏽💼，根據發文機關、問題🧍🏻♂️、時間、名稱等公文特征進行立卷🍿。整理立卷要做到：
（一）卷內文件材料必須準確反映學院教學🏰、科研和管理活動的真實內容，手續完備👮🏻，製作和書寫材料利於長期保存6️⃣。文件材料的底稿、附件及報表一律使用碳素或藍黑墨水書寫🏄♀️。需歸檔的傳真件，必須重新抄寫後連同原件一起歸檔。
（二）對要歸檔的文件材料要分清年度，將其按形成或針對的年度分開🙋♂️👇🏽。一般文件材料歸入其形成年度；跨年度的請示與批復👍🏼，歸入批復年度👩🔬；跨年度規劃、計劃、預算，一般歸入其針對的第一個年度✋🏽；跨年度的總結🧑🏼🌾、決算，歸入其內容針對的最後一個年度🚝；跨年度的會議文件材料，一般可歸入會議開幕的年度😒；跨年度的訴訟案件材料，應歸入結案年度；法規性文件材料歸入公布或批準年度；按學年處理的文件材料歸入專門年度🧍🏻♂️👩🏼🍳；跨年度的項目材料歸入完成、竣工年度🦇。
（三）管理內容的檔案按問題👨🏻🚒、時間或重要程度排列♏️，要註意密不可分的材料排列順序：批復、批示在前，請示、報告在後🏋️♀️；正件在前👷♂️，附件在後🖼；印件在前，定稿在後👨🏽🍳；定稿在前🧜🏻♀️☂️，歷次重要討論稿在後🏌️♂️；轉發件在前🤞🏼🤰🏿，被轉發件在後；結論性材料在前🧑🦳，依據性材料在後。文中密不可分的插圖、照片應貼入文字材料內，附圖冊、表冊💂🏿♀️、照片應整理編號與文字材料共同組成保管單位🙆🏿。卷內文件要求文字材料在前，圖樣在後，圖樣按目錄或圖號排列。其它配套的特殊載體的文字材料按有關規定整理🏀。
（四）在充分照顧前述原則和不影響文件的有機聯系的情況下，歸檔的文件材料要按永久🏸、長期👩🏻🦱、短期分別組卷🤶🏻。根據我院《檔案工作規範手冊》中“各類檔案歸檔範圍及保管期限表”進行☁️。
（五）立卷視文件材料數量的多少進行，每卷一般不超過 200頁，采用軟卷皮立薄卷的方法成卷。
（六）對卷內文件材料進行檢查調整🔷、按順序排好後🤷♂️，無論單面或雙面，只要有字跡材料的頁面，均應依次在正面的右下角、背面的左下角編頁號，空白頁不編號。
（七）卷內文件材料件數的計算：一般以每份文件材料單獨為一件；請示與批復，來文與復文應分別計算件數；正本、定稿與歷次修改稿💂🏽♀️，正件與附件都按一件計算🏂🧘🏻♀️。每個案卷必須按規定格式逐件填寫卷內目錄。
（八）每個案卷要按規定格式填寫卷內備考表🧒🏿👐。案卷題名應簡明確切，體式一致🧑🏿🎓。
（九）裝訂成卷時要拆除文件材料上的金屬物👮🏻♂️；對在裝訂線以外有字跡的文件材料或破損的文件材料，以及與本卷文件材料不可分割的照片🌥、小字條等🍚，可進行加邊、修補和裱糊🔏；字跡稍模糊的應復製與原件放在一起；圖件要按4號圖紙規格折疊成手風琴式，其余各種文件材料大小為 16開，較大的材料表格可按此規格適當折疊。采用三孔一線的方法裝訂。
第二十二條、各部門要對上一年的文件材料進行清理、立卷，根據案卷內部的重要程度確定保管期限🥈，寫上標題，書寫卷內目錄和案卷目錄，按照學院綜合檔案室規定的時間辦理移交手續😙。
第五章 附則
第二十三條🧑🏼、本辦法自印發之日起施行👩🏽🔧。各項條款由黨委與院長辦公室負責解釋🪭。
