第一章 總 則
第一條 為了加強學院綜合檔案管理工作，做到門類齊全，結構合理，服務有效🧔🏽♀️🌻，目標管理🌭，使檔案各個管理環節規範化，提高管理水平🥁，更有效地保護和利用檔案，為學院建設發展和社會服務，根據《中華人民共和國檔案法》☸️、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和原國家教委《普通高等學院檔案管理辦法》等法律和規章，結合學院實際情況🧍🏻♀️，製訂本辦法。
第二條 本辦法所稱的檔案，是指學院在教學👩🦽➡️、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的對學院和社會具有保存和利用價值的文字、圖表👓、聲像等不同載體的歷史記錄👨🏻🦼➡️。
第三條 學院檔案工作是辦學的重要基礎工作之一，也是反映學院教育質量和管理水平的重要標誌。學院檔案實行集中統一管理，確保完整、準確🪯、系統和安全，便於開發利用🙎♀️。
第二章 管理體製
第四條 學院檔案是國家檔案事業的組成部分，接受教育部🍘、國家檔案局🧑🏻🦳🦴、陜西省教育廳、陜西省檔案局、陜西省體育局的業務指導、監督和檢查👌🏽。
第五條 學院有一位院領導分管檔案工作，學院設立黨委與院長辦公室綜合檔案室，綜合檔案室既是本院檔案工作的職能管理部門😟，又是永久保存和提供利用檔案的科學文化事業機構。
第六條 實行部門立卷製度，各立卷部門要有一位負責人分管本單位的檔案工作🕵🏽，並指定專人兼職從事檔案工作。院內所有從事檔案工作的專職、兼職人員，以綜合檔案室為龍頭共同構建全院檔案工作網絡。他們的職責是：
1．分管院領導
（1）分管院長把檔案工作納入自己的議事日程👨🦽；
（2）參加學院檔案工作的重要會議👩🏼🦰；
（3）動員和督促學院中層幹部重視、支持檔案工作🙀，並完成檔案工作任務🍸；
（4）閱讀有關檔案工作的文件，檔案工作匯報，做出決定🔂；
（5）解決檔案工作方面的有關問題。
2．分管檔案工作各部門領導
（1）參加學院召開的檔案工作會議；
（2）具體領導並支持本部門兼職檔案員進行立卷歸檔工作，動員本部門所有成員支持檔案工作；
（3）對本部門立卷的檔案進行審定🚑，並在案卷備考表上簽字😙；
（4）對部門立卷過程中的非物質因素（如人際關系，收集和利用中的矛盾等）提出解決辦法。
3．分管檔案工作的黨委院長辦公室主任
（1）根據上級檔案工作的原則要求，結合學院實際，提出學院檔案工作的設想，對學院檔案工作進行規劃、計劃，並列入學院的相應文件；
（2）把握工作時機，采取得力措施🍕👱🏽♂️，推動學院檔案工作的發展；
（3）協助學院綜合檔案室解決實際問題🗯👸🏽。為分管院長當好參謀👎🏿；
（4）采取切實措施🟪，調動專♥️、兼職檔案人員的積極性🦠，並註意解決或爭取解決與他們切身利益相關的問題；
（5）註意協調關系，統一意見🙆♂️，指導檔案工作的開展💇♀️。
4．檔案室負責人
（1）掌握學院各類檔案的實際情況，具體指導全校的檔案工作；
（2）提出年度🏫💇🏿♂️、學期檔案工作的計劃🙆🏿♂️，對檔案工作中存在的問題提出具體的改進意見🦖，寫出年度總結；
（3）負責檔案工作的業務建設和檔案的保管🙅🏼♀️、保密、安全等工作；（4）領導和指導兼職檔案員開展工作，並做好他們的協調工作；
（5）負責對全院檔案人員進行業務培訓。
5．檔案工作的專職人員
（1）要熱愛檔案工作🥞📃，一心撲在檔案工作上，對所管理的檔案安全負責；
（2）熟悉檔案業務🗼🥹、有較寬的知識面，能坐得下來工作🤸🏽♂️，鉆得進去研究👩🏻🦳；當熟悉檔案、提供利用的知情人；
（3）對自己管理的檔案要管理有序，有章可循🪷。提供利用要熱情、主動𓀑、準確，並能對用戶起參謀🌵🧜、咨詢作用👯♂️；
（4）在實現了部門立卷之後專職檔案人員要勝任部門立卷的指導工作和組織工作，並把主要精力放在檔案信息的開發和編研利用以及現代化的管理方面。
6．各部門兼職檔案員
（1）熱愛檔案工作⚠，學習檔案工作的基本知識，掌握檔案工作基本方法👮🏻；
（2）在學院檔案室專職人員的指導下，負責完成本部門的檔案立卷工作🧑🏻💻；
（3）研究解決立卷過程中遇到的問題，重要的問題要及時匯報；
（4）積極參加學院檔案工作會議，認真貫徹會議精神🤾🏼♀️，積極承擔、按期完成相關的工作任務🫷🏿。
第三章 文件材料的立卷歸檔、移交和接收工作
第七條 學院各部門的工作與檔案工作實行“三納入”、“四同步”管理；即納入學院計劃和規劃⛲️，納入管理製度🧖🏽♀️，納入有關人員的職責範圍；在布置、檢查🧚🏼🧑🦽、總結🦸🏻、驗收各項工作的同時🤞🏼，布置、檢查🎗、總結、驗收檔案工作。
第八條 全院檔案劃分為黨群、行政、教學、科研、競賽訓練、基建、儀器設備、出版🥬、外事、財會共十個門類，以及聲像⛲️🤵🏼♀️、歷史、人物、實物🕵🏿♂️、校史資料等特殊載體和類別。
第九條 檔案保管的期限分永久、長期🐻🏃、短期三種🧓🏿。即對學院♝、國家建設、歷史研究有長遠利用價值的🗒，列為永久保管；凡反映學院一般工作活動👨🏿🦱，在長期內對學院和社會有參考利用價值的，列為長期保管💝🙇♀️；凡在較短時期內對學院工作有參考價值的，列為短期保管🤦🏽♀️。
第十條 歸檔的範圍以學院形成的不同載體、形式的文件材料為主🤩，特別是全局性、綜合性的文件材料；其次是上級和其他單位發來的文🌏、電及附件，上級來文中，應以針對學院的指令性💊、指導性文件為主；照片💁🏿♀️、錄音帶🧇、錄像帶、軟盤😟、宣傳品🎭、獎品、印模等應與相關的紙質文件材料一同歸檔，聲像材料應標明時間、地點、內容和作者。不歸檔的文件材料有：參考性文件、未定稿的文件、重份文件、無查考利用價值的事務性、臨時性文件、未生效文件及非本部門發出的文件👨⚕️。
第十一條 檔案歸檔程序的要求及歸檔的時間。
1🐝、立卷分類
（1）分年度：一般文件歸入寫成年，跨年度的文件歸入辦結年▶️👩🏻🦳；年度計劃、總結、報表👭、預決算等文件歸入針對年；長遠計劃歸入針對的頭一年；
（2）分問題：將文件按其內容所反映的問題、事物分開；
（3）分期限：將文件按照規定的不同保管期限分開。
2、立卷組合
（l）立卷組合的基本要求是應以問題為主，兼顧其它特征，使之聯系緊密🪲；
(2）立卷組合形式🕵🏿♂️，一般按下述內容和順序進行：會議文件按會議的屆次組合；來信材料，可按信件作者🤡，信件的處理形式或信件所反映的問題組合🦶🏼；統計📴、報表🧑🏼🎓👾、名冊等文件，按照格式名稱組合；學院管理和業務活動形成的業務文件、調研材料等🙅🏿⛹️♀️，一般按單一問題組合；工作計劃🛼🦶、總結等文件，一般可按責任者或名稱組合；
（3）卷內文件排列按重要程度或時間順序排列🙍🏼♀️，批復🧈、批示在前，請示、報告在後💉；正件在前，附件在後▶️；正本在前，定稿在後⛓️💥；轉發件在前，被轉發件在後；非訴案件結論性材料在前，依據性材料在後；其它文件材料按時間順序排列；
(4）編號：用鉛筆編寫成卷裝訂的卷內文件編頁號，按件裝訂的卷內文件編件號。卷內文件無論單面或雙面只要有書寫文字，均應一面編寫一個頁號🫔；頁號的位置在每面材料非裝訂線一側的右上角☝🏿；
（5）填寫卷內文件目錄🟧：
① 順序號：以卷內文件排列先後順序填寫的序號；
② 文號：文件製發機關的發文字號🧑🏽✈️；
③ 責任者🍭：形成該文件的單位或對該文件負有責任的署名者
④ 題名🙅🏻；即文件標題👶🏻，一般應照實抄錄。沒有標題或標題不能說明文件內容的文件，可自擬標題❌；
⑤ 日期：文件的形成時間🪶🍠；
⑥ 頁號：卷內文件起止之頁的編號。
（6）填寫卷內備考表📤：
① 本卷情況說明👷🏿♂️：組卷人填寫卷內文件出現的修改👩🏻✈️、補充🦶🏻🚥、移出、銷毀等情況。案卷填好後發生或發現的問題由有關的檔案管理人員填寫並簽名標註時間；
② 立卷人：由組成本卷的責任者簽名➜；
③ 檢查人：由對案卷質量進行審核的部門負責人簽名👩🎓。
（7）擬寫案卷標題：要求結構完整🦸🏿♀️，一般應準確概括卷內文件時間💤、主要責任者、內容、名稱（文種）。部份案卷題名可用項目的名稱代號。一般在卷面🦹🏼♀️，不超過50字。
（8）裝訂🤷🏻：要去掉卷內文件上的鐵質金屬物🏄🏼，修補破損文件，字跡稍模糊的應復製與原件放在一起。裝訂用三孔一線，按標準用細線逐件裝訂🧑🏼🔧。
3➜、歸檔時間和手續。
①黨政部門按年度歸檔的部門👦🏻、教學訓練部門和按教學年度歸檔的部門均在次年三月底以前歸檔；
②科研、基建項目和專題性🔧、成套性檔案🤴🏽，在項目完成通過鑒定驗收後三個月內歸檔；
③隨時接收上級規定應接收的檔案；
④接收檔案必須履行手續，填寫移交清冊，一式二份🚿，寫明案卷標題，卷內文件頁數⏪，案卷數量，移交時間，交接雙方要簽名蓋章🦵🏻。
第四章 檔案的管理、利用和開放
第十三條 綜合檔案室遵循便於保管和利用的原則🧒🫏，對所館藏檔案進行分類🙅🏿♂️、編號和排列🏘。編製必要的檢索工具🌯，為管理和利用檔案提供方便條件。
第十四條 綜合檔案室在提供檔案利用時，應執行國家的保密規定，確保檔案的安全🤾♀️，並做好宣傳和咨詢服務等工作。
第十五條 綜合檔案室按規定對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對已失去保存價值的檔案👊🏿，在征得有關部門同意，並造冊報請主管院長批準後，予以銷毀🖱🤙🏼。未經鑒定和批準🦶🏿，不得銷毀任何檔案。
第十六條 綜合檔案室建立檔案統計製度，按年度對檔案的收集🫘、移出、保管🦔💫、利用等情況進行統計，並按規定向上級報送檔案工作基本情況統計表。
第十七條 綜合檔案室定期檢查檔案保管情況⚇，積極采取各種技術措施😤，不斷改善檔案保管條件♈️，逐步實現檔案管理和檢索工作現代化。
第十八條 綜合檔案室按照規定向全院和社會開放館藏檔案。保證歸檔單位對本單位檔案的查閱利用。積極開展檔案編研工作，主動為學院各項工作服務🫵🏻、為社會需要服務，充分發揮檔案的利用價值🦚。
第十九條 未經綜合檔案室或學院授權的部門同意🤘🏿，任何組織和個人無權公布館藏檔案。
第五章 附 則
第二十條 本辦法由黨委院長辦公室綜合檔案室負責解釋。
第二十一條 本辦法自公布之日起施行。學院原有相關規定同時廢止🧑🏿⚕️。
